第一章 总则

第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），结合我校工作实际，现对规范发文字号的编制和使用进行修订。

第二章 发文字号的要素及格式要求

第二条 河北美术学院印发的正式公文分“文件”与“函件”两种。以理事会、学校名义的行文为“文件”；以各部门名义的行文以及学校行政、党委对外的发函为“函件”。“文件”和“函件”原则上需按要求编制发文字号。

第三条 发文字号由三个要素，即发文部门代字、年份和序号依次编排组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。学校公文发文代字由党政办公室负责统一分配和管理。

第三章 发文字号编制及管理

第四条 学校党、政行文依据《河北美术学院公文处理办法》及下列编文规则分别编制、标注发文字号。

   （一）以理事会名义的行文（文件）

   发文代字为“河美理发”

   用于理事会公布有关学校发展的方针、政策、部署等；通知重大事项；公布理事会及其直属单位的机构设置、调整，重要人事任免等决定。使用“河北美术学院文件”版头纸，加盖“河北美术学院理事会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （二）以学校名义的行文（文件）

    1.校党委

   （1）发文代字为“河美党字”

    用于学校党委向上级机关或党组织汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或党组织的询问，向上级机关或党组织请求指示、批准等。使用“中国共产党河北美术学院委员会文件”版头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （2）发文代字为“河美党发”

    用于学校党委传达贯彻上级党组织的方针、政策、部署等相关工作；公布发展规划；公布重要决定；通知机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项。使用“中国共产党河北美术学院委员会文件”版头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （3）发文代字为“河美党+部门代字+发”

    用于学校党委各职能处室就所主管的学校事务拟定的业务性文件。使用“中国共产党河北美术学院委员会文件”版头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

    2.党政合发

   （1）发文代字为“河美党政字”

    用于学校党政联合向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示、批准等。使用“中共河北美术学院委员会 河北美术学院文件”版头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”“河北美术学院”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （2）发文代字为“河美党政发”

    用于学校传达贯彻上级机关的方针、政策、部署等相关工作；公布党政联席会研究的重要机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项。使用“中共河北美术学院委员会 河北美术学院文件”版头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”“河北美术学院”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

    3.行政

   （1）发文代字为“河美字”

    用于学校向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准等。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （2）发文代字为“河美发”

    用于学校传达贯彻上级机关的方针、政策、部署等相关工作；公布发展规划；公布重要决定；通知机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （3）发文代字为“河美+部门代字+发”

    用于学校各职能处室就所主管的学校事务拟定的业务性文件。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

    4.纪委、工会、团委

    涉及纪检工作的事项发文，发文代字为“河美纪发”，用“中共河北美术学院纪律检查委员会文件”版头纸，盖“中国共产党河北美术学院纪律检查委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   涉及共青团工作的事项发文，发文代字为“河美团发”，用“共青团河北美术学院委员会文件”版头纸，盖“共青团河北美术学院委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

    涉及工会工作的事项发文，发文代字为“河美工发”，用“河北美术学院工会委员会文件”版头纸，盖“河北美术学院工会委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

   （三）以各部门名义的行文（函件）

    发文代字为“部门代字”：党群部门、职能处室用于普通的、常规性、单一业务职能的发文。使用“河北美术学院”函头纸，加盖部门印章，各部门负责编制发文序号、审核印发。

（四）学校行政、党委对外发函（函件）

学校行政、党委向校外不相隶属单位行文，根据对方单位性质，党委发函代字为：河美党函，行政发函代字为：河美函。用“河北美术学院”函头纸，加盖“中国共产党河北美术学院委员会”印章或“河北美术学院”印章，发文字号分别按发文年度依次编号。

第四章 发文代字的变更

第五条 学校现行发文代字，详见《河北美术学院发文代字一览表》（附件2.1）。发文代字可依据学校机构调整、部门发展需要，由党政办公室统筹变更。

第五章 附则

第六条 本办法自发布之日起施行，原有相关规定自行废止。

第七条 本办法由党政办公室负责解释。

附件：2.1河北美术学院发文代字一览表

附件2.1

河北美术学院发文代字一览表

注：发文代字依据学校机构调整、部门发展需要，由党政办公室统筹变更。