第一章  总 则

第一条 为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）等有关规定，结合学校实际，修订本办法。

第二条 学校公文是学校实施领导、履行职能和处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级方针、政策和指示，安排部署工作，转发不相隶属机关的公文，请示和答复问题，报告、通报、交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理的主要任务是：公文的起草、审核、签批、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷与归档；公文的管理等。

第四条 公文处理必须坚持实事求是的原则，按照党政机关公文处理规定和要求进行，做到准确规范、精简高效、安全保密。

第五条 党政办公室是负责学校公文处理工作的主要部门，统筹全校党委、行政公文处理工作，指导学校各部门的公文处理工作。学校各部门应确定专职人员负责公文处理工作。

公文处理专职人员应当具有较高的政治和业务素质，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守；具有较强的安全保密意识，按时参加保密培训、签订保密协议。

第二章  公文种类

第六条 本办法所指公文种类遵循《党政机关公文处理工作条例》中有关规定，学校范围内主要使用的公文种类有：

（一）决定。用于学校对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）通知。用于学校及各部门转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求办理和需要有关部门周知或者执行的事项，发布办法。

（三）通报。用于学校表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。

（四）报告。用于学校向上级机关或学校各部门向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

（五）请示。用于学校向上级机关或学校各部门向学校请求指示、批准。

（六）批复。用于学校答复校属各部门请求事项。

（七）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。用于学校向不相隶属机关之间或学校各部门之间商洽工作、询问和答复问题、请示批准等。

（九）会议纪要。用于学校记载会议主要精神和议定事项。

第三章  公文格式

第七条 学校公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）《河北美术学院公文格式》执行。

第八条 我校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送机关（单位）、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关（单位）、印发部门和印发日期、页码等组成。

（一）份号。指公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密的期限，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。指公文送达和办理的时限要求，根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文部门标志。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文部门全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门标志可以并用联合发文部门名称，也可以单独用主办部门名称。

（五）发文字号。由发文部门代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。其中，涉及全局性、综合性、制度性的工作，以“河美发”“河美党发”“河美党政发”字号发文。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。一般由“关于”二字加事由和文种组成。

（八）主送机关（单位）。公文的主要受理机关（单位），应当使用机关（单位）全称、规范化简称或者同类型机关（单位）简称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文内容。

（十）附件说明。指公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文部门署名。署发文部门全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。指会议通过或者发文部门负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文部门署名的应当加盖发文部门印章，并与署名部门相符。发文部门无公章可以代章，代章时需要在发文部门署名后以括号方式标注代章。有特定发文部门标志的普发性公文可以不加盖印章，纪要也可不加盖印章。联合上报的公文，可由主办部门加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章。

（十四）附注。指公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。

（十六）抄送机关（单位）。指除主送机关（单位）外需要执行或者知晓公文内容的其他机关（单位），应当使用机关（单位）全称、规范化简称或者同类型机关（单位）统称。

（十七）版记。指印发部门和印发日期。

（十八）页码。指公文页数顺序号。

第九条 公文用纸采用国际标准A4型，文字自左至右横写，左侧装订。

第四章  行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条 应根据行文目的、发文部门职权和与主送机关（单位）的关系正确选用公文种类。

第十二条 向学校上级机关（单位）的行文，一般应主送一个上级机关（单位）；如需其他相关的上级机关（单位）阅知，可以抄送。

第十三条 各部门就所主管的学校事务拟定的业务性文件，须交党政办公室审核，编制发文代字为“河美+部门代字+发”的校级红头文件，经各级领导审批后印发。学校各部门在各自职权范围内，可以以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等可向各部门发布通知。

第十四条 学校党政办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各部门行文；除特殊情况外，其他部门不得以学校或学校党委名义制发正式公文。

第十五条 校内请示和报告应当遵循以下规则：

（一）学校各部门不得越级向学校主管部门请示和报告。

（二）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个部门，应当用抄送形式。

（三）属于学校有关部门职权范围内的具体问题，应当直接报送相关部门处理，不必向学校请示。学校各部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，有关部门应事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不直接送领导个人。

（四）不得在“报告”中夹带请示事项。

第十六条　以下情况者一般不行文：

（一）有关贯彻执行上级文件的一般性表态或没有实质性内容要求的，一般不行文。必要时可按有关规定将上级文件原文翻印下发。文件执行中情况无明显变化的，不再制发没有新内容的同类文件。

（二）各种会议文件，包括校领导的报告、讲话等，凡在会议上已印发的，会后如无重要修改，一般不再印发。

（三）校领导个人的讲话、报告，未经领导集体讨论同意，不作正式文件印发。

（四）凡可用内部刊物、简报刊登的文稿，不再以文件形式印发，凡可用电话或口头答复的，不作发文。

（五）各种调查报告、典型经验等，一般不行文。

第五章  发文办理

第十七条 以学校党政名义制发正式公文，包括草拟、审核、签发、编号、校对、印制、用印、分发等程序。

（一）草拟。学校各部门报请批准以学校党政名义发文的，应草拟文稿，并填写《河北美术学院发文卡》（附件1.1）或《河北美术学院党委发文卡》（附件1.2），注明行文范围、拟稿部门发文编号、文件标题、印制份数。起草的正式文稿应用A4纸打印。

草拟公文应当做到：

1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题、后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。序数可缺层选用，但不得颠倒使用。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写开头，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）审核。学校各部门撰拟的以学校党政名义印发的文稿，须先经本部门负责人审核并签字。涉及两个及以上部门的必须履行会签手续，由联办部门负责人会签。涉及管理制度的制定、修订发文的，需经过充分调研讨论，论证其制定和修订的必要性，草拟文稿后附带调研论证报告、修订说明、修订对照表等文书，经本部门负责人审核签字后，报法制办公室审核签字。

发文部门负责人、联办部门负责人、法制办公室审核同意后，须报请党政办公室审核并签字。若对文稿作大的变动和修改，由核稿人提出意见，退回拟稿部门改写。对文稿一般问题需要变动、修改的，核稿人可与拟稿人共同研究、修改。党政办公室审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确；

2.内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及上级机关的文件会议精神，是否完整、准确地体现发文部门的意图，并同现行有关公文相衔接。所提措施和办法是否切实可行。

3.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（三）签发。审核完毕的公文须报主管校领导签发。因特殊情况无法及时签发的紧急性文件，经主管校领导同意后可先行印发并及时办理补签手续。

（四）编号、校对、印制。公文经校领导签发后即成定稿，须送交党政办公室进行编号、校对和印制。

（五）用印。公文印制完毕后，由党政办公室用印。监印人员在用印前须检查公文发文程序、手续是否齐全。

（六）分发。公文一律由党政办公室负责分发。

第十八条 以各部门名义的行文，参照前款第十七条有关程序执行，填写《河北美术学院XX部门发文卡》（附件1.3）。具体流程：草拟文稿→直属领导审核→法制办公室审核（制度类文件）→公文处理专职人员初审→部门负责人审签→公文处理专职人员复核、编号、校对、印制→部门印章管理员用印→下发。

第六章  收文办理

第十九条 收文办理指对收到上级公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办等程序。

（一）签收、登记。上级来文由党政办公室签收、登记，签收公文应当逐件清点，分类、编号、登记，填写《河北美术学院文件批办单》（附件1.4）；如发现问题，应当及时向上级发文单位查询；急件应当注明签收的具体时间。

上级各业务主管部门直接对学校各部门的发文和在会议上所收到的文件，须先交到党政办公室统一登记后再进行办理。

（二）拟办。登记完毕的文件，党政办公室负责人提出拟办意见，呈学校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文应明确办理时限。

（三）批办。在批办公文时，主管校领导应当明确签署意见、姓名和审批日期。党政办公室将由主管校领导批办的文件转相关部门办理，或转其他校领导阅示。

（四）承办。学校相关部门根据校领导批示要求具体办理公文，并将办理结果按要求书写于《河北美术学院文件批办单》相应位置，涉及书面材料的一并报送党政办公室备案，同时向主管校领导报告文件办理情况。

学校相关部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。紧急公文应当按时限要求办理，特急件随到随办，当天办结；一般性公文在一周内办结；重要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当放宽。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回党政办公室并说明情况。

（五）督办。送校领导批阅或相关部门办理的公文，由党政办公室进行督办，督办贯穿于收文处理的各个环节，紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办，以避免漏办和延误。

第二十条 在文件传递过程中，校领导和相关部门要妥善保管好文件，保证文件及其附件的完整性。

第二十一条 涉密公文办理按照相关保密工作规定执行。

第二十二条 各部门收到学校党政名义制发的正式公文，应参照前款第十九条至第二十一条之规定履行签收、登记、流转、督办等程序，并做好材料归档。

第七章  公文立卷与归档

第二十三条 发文的立卷与归档。

（一）以学校党政名义制发的正式公文。由党政办公室负责于年末对当年印发的公文进行整理、立卷、归档。归档后的公文应及时移交学校档案馆保存，党政办公室留存电子档文件备查。学校档案馆按照档案管理相关规定存档文件。

归档材料包括发文卡、文件正稿、附件等。涉及保密的文件，按保密规定进行保存和查阅。

（二）以各部门名义的行文。由各部门负责于年末对当年印发的公文进行整理、立卷、归档。归档后的公文应及时移交学校档案馆保存，各部门留存电子档文件备查。学校档案馆按照档案管理相关规定存档文件。各部门印发文件情况填写《XX年XX部门发文目录》（附件1.5），及时交党政办公室备案。

归档材料包括发文卡、文件正稿、附件等。涉及保密的文件，按保密规定进行保存和查阅。

第二十四条 收文的立卷与归档。

（一）上级公文办理完毕后，相关部门相互配合进行纸质和电子同步立卷归档。

党政办公室负责于年末对当年处理完毕的公文进行整理、立卷、归档；将归档后的公文及时移交学校档案馆保存，留存电子档文件备查。各承办部门须留存电子档文件或复印件备查。学校档案馆按照档案管理相关规定存档文件。

归档材料包括文件批办单、文件正稿、附件、承办结果支撑材料等。

涉及保密的文件，按保密规定进行保存和查阅。

校内各部门和个人不得保存应归档的公文原件。

（二）各部门收到的学校党政名义制发的正式公文，为方便查阅，由各部门自行立卷归档。

第八章  公文管理

第二十五条 学校各部门应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十六条 公文处理涉及信息公开的参照有关信息公开管理规定执行。

第二十七条 电子公文处理须执行办公自动化管理相关规定，其基本流程和要求应符合本办法。

第二十八条 公文的撤销和废止，由发文部门、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章  附则

第三十一条 对公文处理，上级机关有特别规定和要求的从其特别规定和要求。

第三十二条 涉密公文，按照保密工作有关规定处理。

第三十三条 本办法自发布之日起施行，原有相关规定自行废止。本办法由党政办公室负责解释。

 

附件：1.1河北美术学院发文卡

1.2河北美术学院党委会发文卡

1.3河北美术学院XX部门发文卡

1.4河北美术学院文件批办单

1.5 XX年XX部门发文目录

 

 

 

 

 

 

 

 附件1.1

河北美术学院发文卡

附件1.2

河北美术学院党委发文卡

 

附件1.3

河北美术学院XX部门发文卡

 

 

 

 

 

 

 

附件1.4

河北美术学院

文 件 批 办 单

来文单位
来文名称
来文文号				文书编号
接文日期		接文方式		等 级
领导批示：
办公室意见：
承办部门意见：
承办结果：
回收日期		存档日期		借阅记录
备注：请承办部门于7个工作日内将原件及承办意见（结果）送回党政办公室307室存档。

附件1.5

年      部门发文目录

部门（名称）：                   提报时间：

序号	文件号	责任科室	拟稿人	文件题名	发布时间

依据需要自行续行。