一、会议室及报告厅管理

2002年，明德楼投入使用，党政办公室负责监控205会议室、旧综合楼会议室的使用，后旧综合楼会议室交机关服务中心管。正成国际报告厅，一号厅容纳496人，二号厅容纳40人，配备有话筒等音响设备。老庄文化大讲堂2015年开始装修，使用时在2016年，北高层五楼会议室在2017年用，会议室容纳120人。老庄文化大讲堂容纳100人。学校新综合楼2019年投入使用，党政办公室设在主教学楼3层，有会议室6个，同时会议室使用情况由党政办公室管理。党政办公室于2017年15月，公布了《河北美术学院学术讲座报告管理办法》（河美发【2017】15号）。

二、协调学校大型会议、活动及来访接待

党政办公室负责每周全校性会议通知和活动安排以及全校大型会议和活动的协调工作，学校的对外接待工作，主要包括对上级单位、兄弟学校和建有协作关系的国外院院校的按守等来校视察和访问所做的业务接待、会议接待、以及对在聘讲学的外籍专家。有关的日常工作由党政办公室兼管：凡重要活动和会议涉及的物品，办公室牵头，会同有关部门组建临时的公务接待班子，统一安排食宿、交通、会场、参观和其他一切会务事宜。2017年1月4日，制定《河北美术学院对外承接会议审批管理规定》（河美发〔2017〕2号）。